Menggunakan Fungsi IF dan MID Bersamaan Untuk Menentukan Nama Program Studi

Assalamualaikum, teman-teman yang sedang berbahagia dimanapun kalian berada, kali ini saya akan membuat catatan cara Menggunakan Fungsi IF dan MID Bersamaan  mic. Excel secara bersamaan.

Sebelumnya perlu kita ketahui apa itu Fungsi IF dan MID

Fungsi IF merupakan salah satu fungsi paling populer di Excel, yang memungkinkan Anda membuat perbandingan logis antara nilai dan perkiraan. Oleh karena itu, pernyataan IF dapat memiliki dua hasil. Hasil pertama jika perbandingan Anda Benar dan hasil kedua jika perbandingan Salah. (https://support.microsoft.com)

Jika kamu belum bisa menggunakan rumus IF silahkan baca postingan saya sebelumnya : Menggunakan Rumus IF Bertingkat pada MS Excel

 MID mengembalikan jumlah karakter tertentu dari sebuah string teks, dimulai dari posisi yang Anda tentukan, berdasarkan jumlah karakter yang Anda tentukan.

Bisa juga di artikan MID rumus Excel untuk mengambil karakter/kata dari sebelah kiri pada posisi tertentu atau tengah-tengah sebuah text atau angka.

Selain MID ada juga fungsi LEFT untuk mengambil karakter/kata dari sebelah kiri dan RIGT untuk mengambil karakter/kata dari sebelah kanan. 

Sintak fungsi MID:

MID(TEKS;AwalKarakter;JumlahKarakter)

Penggunaan rumus MID di mic. Excel sangat mudah, kalian tinggal menentukan awal karakter, dan jumlah karakter yang ingin kalian tampilkan.

Namun tujuan saya membuat catatan ini bukan hanya sampai disitu, tetapi bagai mana cara menggunakan gabungan fungsi IF dan MID untuk menentukan Nama Program Studi atau nama barang lainnya.

Kalau boleh saya cerita sedikit awal mula mengapa saya sempat menggunakan gabungan fungsi ini yaitu, waktu itu saya menjadi satu-satunya admin yang ada di fakultas sebuah kampus dan memegang tiga program studi sekaligus. 

Sebut saja Jurusannya adalah Ilmu Komunikasi, Administrasi Publik dan Ilmu Pemerintahan.

Admin sebelumnya membuat data setiap prodi memiliki satu folder yang isinya file excel untuk menyimpan data mahasiswa dan format surat-surat yang dibutuhkan untuk di mail merge. 

Artinya ada tiga folder lengkap dengan isinya, karena ada tiga prodi yang berbeda, padahal isi dari folder tersebut memiliki format yang sama. 

Masalahnya adalah ketika mereka datang bersamaan maka saya harus membuka tiga folder tersebut  beserta isinya, kebayang kan bagaimana banyaknya file yang saya buka, ditambah ram komputer waktu itu masih 2 GB...berat guys.

Gaswat ini kan kalau gitu, akhirnya saya pun berfikir, isi surat sama, artinya saya memerlukan data yang terpusat, dan cukup satu file excel saja tapi menampung ketiga program studi dan tidak tertukar datanya antara prodi satu dengan yang lainnya. 

Akhirnya saya pun mencari cara bagaimana saya bisa menyatukan data dari ketiga prodi tersebut.

Setelah 5 menit... weshh gak semudah itu...

 Setelah browsing dan coba-coba ketemulah ide untuk menggabungkan rumus IF dan MID untuk menyelesaikan masalah yang tidak seberapa ini. 

Hal yang mendasar dalam menggunakan gabungan kedua fungsi ini adalah kita harus memiliki kode yang unik dari setiap prodi, dalam hal ini kita bisa menggunakan NIM. 

Kita misalkan NIM Mahasiswa adalah :

• 20841001 adalah NIM Prodi Ilmu Pemerintahan
• 20842001 adalah NIM prodi Administrasi Publik
• 20843001 adalah NIM prodi Ilmu Komunikasi

Perhatikan angka yang saya kasih warna biru, itu adalah kode unik setiap prodi, angka awal merupakan angka tahun masuk, dan angka yang terakhir merupakan urutan.

Kenapa hanya tiga angka yang digunakan? karena misalnya ada NIM 19842002 atau 18841005 kita tetap bisa menggunakan kode ini.

Disini baru kita masuk pembahasan tentang penggunakan gabungan fungsi IF dan MID di mic. Excel, Misal kita akan menentukan nama prodi dan Ketua program studi  secara otomatis berdasarkan NIM.

Dari soal di atas kita dapat menuliskan rumus sebagai berikut :

=IF(MID(B2;3;3)="841";"ILMU PEMERINTAHAN";IF(MID(B2;3;3)="842";"ADMINISTRASI PUBLIK";IF(MID(B2;3;3)="843";"ILMU KOMUNIKASI";"NPM SALAH")))

Penjelasan Rumus :

(MID(B2;3;3) : Fungsi MID yang akan mengambil karakter NIM mulai dari angka ketiga dan akan menampilkan 3 karakter dalam hal ini adalah "841" , "842", dan "843"

Disini kita menambahkan fungsi IF agar kita bisa menentukan kondisi yang kita inginkan

• IF(MID(B2;3;3)="841";"ILMU PEMERINTAHAN"; Jika MID bernilai 841 maka akan menghasilkan prodi pemerintahan
• IF(MID(B2;3;3)="842";"ADMINISTRASI PUBLIK"; , Jika MID bernilai 842 maka akan menghasilkan prodi Administrasi Publik,
• IF(MID(B2;3;3)="843";"ILMU KOMUNIKASI"; Jika MID bernilai 843 maka akan menghasilkan prodi Ilmu komunikasi 
• "NPM SALAH" : pengecualian jika NIM yang di masukkan salah atau kosong

Berikut ini penampakkannya di mic. excel saat saya praktekkan, berdasarkan NIM atau disini kolom B, kita bisa menentukan nama prodi di kolom D secara otomatis.

Seperti biasa setelah kita berhasil membuat rumus di baris pertama maka yang selanjutnya tinggal DRAG kebawah dan selesai.

Kita juga bisa menentukan Nama ketua program studi secara otomatis menggunakan fungsi IF dan MID seperti diatas kita tinggal ganti nama prodi menjadi nama ketua program studi, seperti contoh dibawah ini

=IF(MID(B2;3;3)="841";"Prof. Dr. Nur Cahyo, Phd";IF(MID(B2;3;3)="842";"Prof. Dr. Sutrisno, P.hd";IF(MID(B2;3;3)="843";"Prof. Dr. H. Bambang";"NPM SALAH")))

Alhamdulillah, persoalan menyatukan tiga folder menjadi satu selesai. jika atasan saya minta laporan  untuk masing-masing program studi saya tinggal filter nama prodinya.

sekian dulu postingan saya kali ini, terimakasih bagi yang telah membaca catatan-catatan saya, semoga bermanfaat. terimakasih