Header Ads Widget

Responsive Advertisement

Cara Membuat Mail Marge di Word 2007

Mail merge adalah fitur untuk membantu kita membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. jadi tidak peru mengetik satu persatu.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, amlop dan lainnya.
Ada dua dokumen yang harus kita siapkan untuk membuat mail marge yaitu dokumen master dan data source. 
Dokumen master yaitu dokumen yang isinya sama untuk semua penerima, kita bisa membuatnya di mic. Word.
Data Source adalah dokumen yang berisi data si penerima misalnya dalam hal ini adalah nama, jabatan, dan alamat. Data Source bisa kita buat menggunakan Mic. Excel.
Berikut adalah langkah - langkah membuat Mail Marge
Pertama, kita membuat Data source dengan cara Buka Mic. Excel kemudian buat data yang diperlukan misalnya nama dan alamat seperti yang contoh dibawah ini.

Setelah itu simpan data tersebut terserah dengan nama apa, disini saya buat data pegawai. 

Kedua, buka Mic. Word dan buat master surat seperti contoh pada gambar dibawah ini.  Beri jarak antara kata Kepada Yth, dan kata Di-, Untuk meletakkan nama pegawai yang akan beri surat. kemudian simpan dengan nama dokumen-surat. Jangan ditutup dokumen surat kita akan menggabungkan antara Master Surat dan Data Sorce.

Cara menggabungkan dokumen master dan data source 
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.


  1. Selanjutnya kita akan memilih data source.
  2. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
  3. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Pegawai) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
  4. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. karena kita meletakkan data di sheet 1. Kemudian klik OK.

TIPS :  Jika kita ingin mencetak semua maka centang nama, dan jika kita tidak ingin memasukkan data tersebut, maka hilangkan tanda ceklisnya.

  1. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
  2. Letakkan kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab,  klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
  3. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. 
  4.  
  1.  
  2. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua 
9. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.


Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan. 

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
  • Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
    1. All untuk mencetak semua surat.
    2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
    3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

  • Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.

    Pilihan sama dengan di atas (AllCurrent record dan nomor urut tertentu).

    Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.





Post a Comment

0 Comments